مدیریت خود – دوم

//مدیریت خود – دوم

زمان مدیریت :

 چه کسی میمون را در اختیار دارد؟ « ویلیام اونکن، دونالد واس »

چرا مدیر دچار کمبود وقت هستند در حالی که زیردستان کاری برای انجام دادن ندارند؟

 

برای پاسخ به این امر به بررسی زمان های کاری در طول روز مدیر خواهیم پرداخت.

مدیریت زمان در گروه مدیریت باید بر اساس اصول انجام شود، که کارکنان نتوانند زمان مدیریت را به کارهای خودشون اختصاص بدهند

زمان در اختیار مدیر باید به صورت بهینه و مدیر شده باشد.

به طور ویژه ما با سه نوع مختلف از زمان مدیر سر و کار داریم:

زمان رئیس تحمیل

زمان مجموعه تحمیل

زمان خود تحمیل

زمان رئیس تحمیل ( مدیر ):

زمانی که صرف امور درخواستی رئیس می‌شود و انجام ندادن آن باعث مجازات مستقیم می‌شود.

زمان مجموعه تحمیل ( مدیر ):

زمانی که صرف امور درخواستی همکاران و انجام ندادن آن باعث مجازات می‌شود اما همیشه سریع و مستقیم نیست.

زمان خود تحمیل ( مدیر ):

زمانی که صرف کارهایی می‌شود که از خود مدیریت سرچشمه می‌گیرد و با آنها موافق است.

بخش مهمی از این زمان را زیردستان صرف می‌کنند و زمان زیردست تحمیل نام می‌گیرد و زمان باقی مانده، برای خود مدیر است و زمان اختیاری نام می‌گیرد.

زمان خود تحمیل مجازاتی ندارد زیرا کاری است که خود مدیر هم در وهله اول نمی‌دانست که می‌خواهد آن را انجام دهد.

زمان رئیس تحمیل و مجموعه تحمیل اجباری بوده و باید انجام شود.

پس زمان خود تحمیل حوزه اصلی نگرانی خواهد بود.

در این میان مدیر باید تلاش کند زمان زیردست تحمیل را با حداقل سازی و رهایی یافتن از زیردستان کاهش داده تا بتواند زمان اختیاری را افزایش دهد.

بحث میمون را چه کسی در اختیار دارد در واقع به این معنی است که:

وقتی کاری بر عهده کارمندی است، آن کارمند با یک پرسش و کمک خواستن از مدیر ،

ادامه انجام آن کار را منوط به پاسخ و پیگیری مدیر می‌کند و یا این کار اصطلاحاً میمون را به پشت مدیریت منتقل کرده است.

وقتی میمون بر پشت مدیر است، او مشغول و مشغول‌تر و کارمند بیکار و بیکارتر خواهد شد.

در این میان اگر از ده کارمند زیردست مدیریت ، 5 نفر میمونشان را به پشت مدیر انتقال دهند،

مدیر به شدت مشغول می‌شود در حالی که 5 کارمند بیکارند و منتظر هستند که مدیر کار را پیش برده و دوباره به آنها انتقال دهد.

اتفاقی که می‌افتد این است که مدیر مجبور می‌شود در روز تعطیل برای انجام کارها به شرکت مراجعه کند،

در حالی که شاهد است آن 5 کارمند در زمین گلف کنار شرکت مشغول بازی هستند،

و فردای همان روز همگی پشت در اتاق مدیر از کوتاهی مدیر زیر لب شکایت می‌کنند چرا که معتقدند کوتاهی مدیر باعث توقف آنها در پیش برد وظیفه‌شان شده است،

در حالی که آنها میمون‌هایشان را به پشت مدیر انتقال داده‌ و در حال حاضر بیکار شده‌اند.

در این حالت این مدیر است که برای کارمند در حال کار کردن است، در صورتی که باید کارمندان زیر نظر مدیر به فعالیت و کار بپردازند.

مثال:

کارمند: صبح بخیر آقای مدیر ، ما به مشکلی برخورده‌ایم، ببینید ...

مدیر : خوشحالم که این مسئله را مطرح کردید. اجازه دهید درباره آن فکر کنم و بعداً شما را در جریان بگذارم.

بدین ترتیب میمون از پشت کارمند به پشت مدیر منتقل می شود. مدیر مسئولیتی در قبال زیردست پذیرفته و قول می دهد که گزارش کاملی از روند کار تحویل دهد.

حال هر چقدر مدیر بیشتر تأخیر داشته باشد، زیردست بیشتر نا امید می‌شود (به مرور احساس بیهودگی می‌کند) و مدیر نیز احساس گناه بیشتری خواهد کرد.

این دست کارهای ناتمام که‌ از سوی تعداد زیادی از زیردستان به مدیر منتقل می‌شود، باعث افزایش زمان زیردست تحمیل می‌شود.

اما مدیر با تجربه‌ می‌تواند به زیردست خود چنین پاسخ دهد: مرا آگاه کن که چگونه می‌توانم کمکت کنم.

با این کار مدیر همچنان میمون را پشت زیردستش نگه داشته و او را وادار می‌کند که برای حل مشکلش بیشتر فکر کند.

مدیر می‌تواند به زیردست توضیح دهد که او باید راه حلی پیشنهاد داده و آن را اجرا کند.

سپس مدیر را در جریان روند پیشبرد کار قرار دهد و درباره نتایج آن به طور منظم گزارش دهد.

وقتی زیردستان را تشویق می‌کنید که میمون‌هایشان را خودشان کنترل کنند،

آنها به مهارت‌های جدیدی دست خواهند یافت و وقت شما برای کارهای خودتان آزاد خواهد شد.

دستور العمل به این صورت است:

در مدتی که به تو در حل مشکل کمک می‌کنم، هرگز مشکل تو مشکل من نخواهد شد.

به محض این که مشکل تو به من منتقل شود، تو دیگر درگیر مشکلی نخواهی بود و من نمی‌توانم به کسی کمک کنم که مشکلی ندارد.

باید مدیریت بداند که توانمند سازی زیردست کار پیچیده‌ای است.

این بدان معناست که مدیر باید زیردست را پرورش دهد و این امر نسبت به وقتی که خود کار را انجام دهید زمان بیشتری می‌برد.

مدیر می‌تواند علاوه بر پرورش، ابتکار عمل را نیز به زیردستان‌ تفویض کرده و با این کار خود را از زیر بار مسئولیت آنها نجات دهد.

(میمون استعاره از مسئولیت زیردست)

قوانین مهمی که باید در طی این روند توسط مدیر رعایت شود عبارتند از:

اولاً باید همیشه مراقب میمون‌های زیردستان باشید و به آنها توجه کنید تا زنده بمانند.

دوم این که زمان توجه و تغذیه هر میمون کارمند نباید 5 الی 10 دقیقه بیشتر شود.

سوماً برای هر میمون در هر ملاقات باید جلسه بعدی ملاقات و تغذیه را مشخص کرد.

چهارم اینکه تغذیه بهتر است تلفنی یا حضوری باشد، زیرا که در این صورت (مثلا با ایمیل یا نامه) معمولا حرکت بعدی مختص مدیر خواهد بود.

پنجماً هر میمون باید زمان بندی و سطح اختیار عمل مشخصی داشته باشد.

همه این مراحل باعث افزایش قدرت نفوذ مدیریت شده و ارزش هر ساعتی که در زمان مدیریت صرف می‌شود را بدون محدودیت‌های نظری چند برابر می‌کند.

مدیریت خود (نوشته شده از ده مقاله مدیریت هاروارد) قسمت دوم

نوشته‌های تازه

برای دریافت مشاوره لطفا ثبت نام کنید.

Summary
مديريت خود - دوم
Article Name
مديريت خود - دوم
Description
چرا مدیر دچار کمبود وقت هستند در حالی که زیردستان کاری برای انجام دادن ندارند. وقتی کاری بر عهده کارمندی است، آن کارمند با یک پرسش و کمک خواستن از مدیر ، ادامه انجام آن کار را منوط به پاسخ و پیگیری مدیر می‌کند و یا این کار اصطلاحاً میمون را به پشت مدیریت منتقل کرده است. در این مقاله به راه کار های مقابله با این امر میپردازیم.
Author
Publisher Name
موسسه مدیریت و کنترل پروژه فراهمراهان
Publisher Logo
2018-09-09T15:58:28+03:30