مشاوره، اجرا و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

نگرشی نوین به کنترل پروژه توسط اساتید با تجربه

گزارش نویسی کاربردی 

مقدمه

گزارش نویسی کاربردی در پروژه یکی از مهمترین اقدامات در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است

که در راستای ارضای نیازهای ذینفعان انجام می شود

چرا؟

زیرا نتایج تمامی زحماتی که برنامه ریزی و کنترل شده و حاصل زحمات تمامی دپارتمان ها را به تصویر می کشد.

اغراق آمیز نیست اگر بگوییم بهترین راه برای تاثیر گذاشتن بر پروژه تهیه و ارسال بهترین گزارشات است.

مخاطب اصلی این سری مطالب، کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه هستند اما برای سایر دست اندرکاران مدیریت پروژه هم می تواند مفید باشد.

گزارش در پروژه ها – قسمت اول


اطلاعات ایستا
:اطلاعات در گزارش ها به چند دسته تقسیم می شوند:

اطلاعاتی که در دوره های گزارش دهی تغییر چندانی نمی کند. برای مثال می توان به:

  • نام پروژه
  • میزان سرمایه گذاری
  • مدیریت پروژه
  • محل اجرای پروژه
  • مدت زمان پروژه
  • مشاور
  • پیمانکار و…

اشاره کرد.

اطلاعات پویای عدد و رقمی:

اطلاعاتی که جنبه آماری دارند و عمدتا در پروژه های اجرایی یا در بخش های اجرایی پروژه کاربرد دارند.

برای مثال می توان به اطلاعات و اعداد و ارقام احجام پروژه، پیشرفت آنها بصورت روزانه و درصد پیشرفت پروژه اشاره کرد.

اطلاعات پویای تحلیلی :

اطلاعات اصلی که بر اساس تحلیل عملکرد پروژه بدست می آید.

برای مثال می توان به اطلاعات تحلیل ارزش کسب شده و استفاده تحلیلی از شاخص های آن اشاره کرد.

اطلاعات پویای صفحه پر کن :

کم ارزش ترین نوع اطلاعات که باید درج شود. که در آینده در مورد چرایی آن با هم به بحث می نشینیم.

در ادامه تعداد زیادی از اطلاعاتی که در گزارش های روزانه، هفتگی، کارگاهی، گزارشات به کارفرما و انواع مختلف گزارشات درج می شود را به صورت جزئی بررسی می کنیم.

هدف ما از این سری مباحث خبره شدن شما در نگارش و بررسی گزارشات است.

حرف آخر:

گزارش دهی پروژه متصل به روند برنامه ریزی و کنترل پروژه است. ما در اینجا قصد مطرح کردن تمام جزئیات و ابعاد را نداریم زیرا در آن صورت مجبور خواهیم شد که کل دانش مدیریت پروژه را از ابتدا آموزش دهیم.

سری مطالب ”  گزارش نویسی کاربردی ” راهنمای ساده و کوتاه برای سازمان دهی دانش شما و افزودن برخی ریزه کاری ها به مجموعه دانش شما می باشد.

گزارش نویسی کاربردی در پروژه – قسمت دوم

اطلاعات ایستا لازم به توضیحات زیادی ندارد.

ولی مهم است، یک گزارش خوب و کامل این مبحث را نیز در بر بگیرد.

مشخصات مدیریتی پروژه که معمولا از قراردادها، تفاهم نامه ها، منشور پروژه و … قابل استخراج است.

و این موارد از قبیل عنوان رسمی پروژه، موضوع قرارداد، تاریخ شروع و پایان، مدت اولیه، مدت الحاقیه ها و… هستند.

گاهی ملاحظه شده است تعریفی از پروژه و مایلستون های قرادادی اولیه رو هم در این قسمت قرار میدهند.

میتوانید موارد بسیاری را به آن اضافه کنید و کاملا برعهده شما و قابل انعطاف است.

اما بدانید گزارش نویسی کاربردی در پروژه با اطلاعات ایستا شروع میشود و دسته بندی ها را می بایست رعایت نمود.

اطلاعات پویای عدد و رقمی ، اطلاعاتی هستند که جنبه آماری دارند و عمدتا در بخش های اجرایی پروژه کاربرد دارند.

گزارش نویسی کاربردی در پروژه ها (قسمت دوم)

معمولا این موارد در گزارشات روزانه به‌روز رسانی میشوند و وابسته به برنامه زمان بندی به‌روز شده نیستند.

از این اطلاعات میتوان به وضعیت آب و هوایی، تعداد نیروهای مستقر، مصالح، ماشین آلات، تجهیزات و… اشاره نمود.

نکته دیگر آنکه اگر آیتم های اطلاعات پویا و عدد رقمی که قرار است با هم پیش بروند در گزارشات هفتگی و ماهانه کارفرما می‌بایست قرار داده شوند،

آنها را باید به گزارش روزانه اضافه نمود.

البته برخی اطلاعات فقط وارد گزارش روزانه میشوند و در گزارش ماهانه چندان اهمیتی ندارند مثل وضعیت آب و هوا.

وضعیت آب و هوا:

اطلاعات مربوط به وضعیت آب و هوا در پروژه های اجرایی اهمیت زیادی دارند و در گزارشات روزانه میبایست وارد شوند.

داده های مرتبط شامل حداقل و حداکثر دمای هوا، برفی، بارانی و آفتابی بودن، میزان رطوبت و … و نه فقط محدود به این موارد میباشد.

در گزارشات روزانه چند پروژه دیده شده است که پیش بینی هوای 7 روز آینده رو هم میگذارند که برای مثال

به دفتر فنی کمک میکند که چه روزی برای اقدامات فنی از قبیل بتن ریزی و … مناسب است که نمونه این گزارش را هم در ذیل میبینید:

البته وضعیت آب و هوا را هم میتوانید بصورت نمودار نمایش داد.

در جداول و نمودارهای وضعیت آب و هوا در گزارشات میتوان از قالب های شرطی اکسل نیز استفاده کرد.

بصورت کلی از ترکیب نمودارها و جداول استفاده کنید تا برای مخاطب کسل کننده نباشد.

خلاصه:

یکی از اطلاعات مهم در گزارشات روزانه اطلاعات وضعیت آب و هوا میباشد.

یک گزارش نویسی کاربردی در پروژه به صورت کامل و جامع می تواند شامل آیتم های ذیل نیز باشد:

  • حداقل دما
  • حداکثر دما
  • آفتابی، برفی و بارانی بودن روز
  • پیش بینی هوای چند روز آتی
  • تعداد روزهای آفتابی
  • تعداد روزهای بارانی
  • تعداد روزهای برفی
  • میانگین دما در طول دوره
  • و …

اگر مورد دیگری در خصوص اطلاعات آب و هوا میتوان به این موارد اضافه نمود.

گزارش نویسی کاربردی در کنترل پروژه – قسمت سوم

تاکنون به دو دسته از اطلاعات در گزارش نویسی کاربردی در کنترل پروژه اشاره شد.

  • اطلاعات ایستا
  • اطلاعات پویای عدد و رقمی

از اطلاعات پویای عدد و رقمی تنها به اطلاعات آب و هوا پرداخته شد.

و در خصوص چگونگی استفاده این موضوع در گزارشات به بحث و گفت و گو کردیم.

حال میخواهیم به انواع دیگر این اطلاعات بپردازیم.

در این مطلب به اطلاعات منابع انسانی، آمار مصالح ورودی و عکس های پروژه میپردازیم

تا دسته اطلاعات پویای عدد و رقمی تکمیل گردد.

در برخی پروژه ها، خصوصاً پروژه هایی اجرایی در بخش خصوصی

(بدلیل اهمیت ویژه مدیریت منابع انسانی و هزینه) تعداد منابع انسانی اهمیت ویژه ای دارد.

همچنین در پروژه ها، تعداد نفرات مشغول به سایت در کارگاه و سایت نیز مهم میباشد

و ذی نفعان پروژه انتظار دارند که در گزارشات ارایه شود.

چند نوع تفکیک برای نمایش منابع انسانی وجود دارد.

معمولاً منابع انسانی را به تفکیک مهارت ها و مسئولیت ها گزارش میدهند،

نوع دیگری از نمایش منابع انسانی بصورت منابع انسانی مستقیم و غیر مستقیم کارگاه است.

نوع دیگری از تفکیک در گزارشات نیز بر اساس رشته تحصیلی و مقطع تحصیلی میباشد.

با این حال در بیشتر گزارشات مجموع منابع انسانی و دسته بندی کلی در گزارشات کفایت میکند.

در هر حال باید اطلاعات منابع انسانی را به بانک اطلاعاتی پروژه خود بیفزایید.

نمونه ای از بخشی از دیتابیس مربوط به جمع آوری اطلاعات منابع انسانی را

در تصویر ذیل مشاهده میفرمایید:

practical-reports-3-1

پس تاکنون اطلاعات آب و هوا و منابع انسانی را بصورت روزانه جمع آوری نموده ایم.

شیوه نمایش این اطلاعات بصورت جدولی در گزارشات بهیچ وجه شیوه مناسبی نیست.

معمولا اطلاعات منابع انسانی را مشابه اطلاعات آب و هوا بصورت نمودار نمایش میدهند

که به نوعی پیوستگی روزانه آن مشهود باشد.

برای مثال نمودار ذیل را میتوان نمایش داد:

practical-reports-3-2

جزئیات بیشتر و پیشرفته شیوه نمایش اطلاعات مربوط به منابع انسانی

در اکسل در مباحث آتی مطرح میگردد.

نوع دیگری از اطلاعات مهم در گزارشات مربوط به آمار مصالح ورودی به کارگاه میباشد.

یکی از مزایای این اطلاعات این است که بدلیل وجود تنوع در مصالح کارگاه

این اطلاعات باید ثبت گردد تا بتوان موارد مهم را استخراج و گزارش کرد.

مصالح مهم در پروژه ها شامل بتن، آرماتور، تیر آهن، لوله و … میشود که حسب نوع پروژه متفاوت است.

نمونه ای از فرمت دریافت این اطلاعات را در زیر مشاهده میفرمایید:

practical-reports-3-3

این اطلاعات را هیچ گاه بصورت میله ای نمایش ندهید.

دلیل این موضوع اینکه این نوع نمودار هم خوانا نیست و هم تعبیر درستی ندارد.

همچنین درصورتی که برآوردهای مصالح نیز وجود دارد

مقدار مصالح تجمعی ورودی را نسبت به برآورد اولیه ارایه کنید تا

تصویری از تکمیل کار نمایش داده شود.

نوع دیگر اطلاعات پروژه عکسهای پروژه است.

در گزارشهای پروژه های اجرایی بهتر است تعدادی عکس از پروژه نیز وجود داشته باشد

تا افرادی که به پروژه دسترسی ندارند پیشرفت پروژه را مشاهده کنند.

بهتر است در تعداد عکس ها زیاده روی نکنید.

نکات ذیل را در خصوص عکس در گزارش نویسی کاربردی در کنترل پروژه را در نظر بگیرید:
  • حتی الامکان عکسها رنگی چاپ شود.
  • توضیح در خصوص هر عکس فراموش نشود. این مهم باعث میشود تا ارتباط بهتری برقرار شود.
  • بسیار مناسب است اگر یک راهنمای نقشه در کنار عکس باشد

که مشخص شود عکس مورد نظر مربوط به کدام قسمت سایت است.

در قسمت بعدی وارد نوع اطلاعات بعدی یعنی اطلاعات آماری میشویم.

این اطلاعات بسیار مهم هستند و اساس کار کنترل پروژه نیز همین نوع اطلاعات است.

گزارش نویسی کاربردی در پروژه ها – قسمت چهارم

در قسمت های قبلی با انواع اطلاعات ایستا و پویای عدد و رقمی آشنا شدیم (گزارش نویسی کاربردی در پروژه ها ).

همچنین از دسته اطلاعات پویای عدد و رقمی به اطلاعات مربوط به آب و هوا، ماشین آلات و منابع انسانی اشاره شد.

حال به دسته سوم اطلاعات میپردازیم.

 نام آنها اطلاعات آماری میباشد.

به نظر نویسنده مهمترین نوع اطلاعات که اساس بررسی، تحلیل، کلیم، تاخیرات و … میباشد،

همین نوع اطلاعات میباشد.

از این دست اطلاعات میتوان به پیشرفت فیزیکی، پیشرفت مالی، تحلیل ارزش کسب شده و … اشاره کرد که به آنها به جزء پرداخته میشود.

پیشرفت برنامه ای از برنامه زمان بندی قابل استخراج است و در جزوات و کلاسهای برنامه ریزی مورد بررسی قرار میگیرد و میبایست جهت گزارشات استخراج شود.

برای این کار تمامی پیشرفت برنامه ای را از برنامه استخراج کرده و در اکسل نمودار کنید.

در ذیل نمونه ای از این اطلاعات را مشاهده میکنید:

گزارش نویسی کاربردی در پروژه

پیشرفت برنامه ای از ابتدا از برنامه قابل استخراج میباشد و پس از گرفتن بیس لاین آنها را در اکسل ثبت کنید.

همچنین ردیف دیگری جهت اطلاعات واقعی در نظر بگیرید.

نکته مهم که اگر برنامه جبرانی تهیه میکنید اطلاعات آنرا در برنامه بیس لاین وارد نکنید

چون مانع از تحلیل درست تاخیرات میگردد.

بیس لاین های مختلفی که در برنامه گرفته میشود را در برنامه ای وارد کنید.

موضوع بسیار مهمی وجود دارد که پیشرفت واقعی کسب شده میبایست در هر دوره با میزان برنامه ریزی شده همان دوره مقایسه و در نمودار ذکر شود.

به روش های زیاد و متنوع میتوان موضوع فوق را به تصویر کشید که یک نوع را در زیر مشاهده میکنید:

گزارش نویسی کاربردی در پروژه

رنگ سبز نشاندهنده جلو بودن از برنامه و رنگ قرمز نشان دهنده عقب بودن از برنامه زمان بندی میباشد.

روش های مختلف به تصویر کشیدن این موضوع در کلاسهای آموزشی تدریس میشود اما همین نوع نمایش جهت تهیه و تحلیل گزارشات کافی است.

نوع دیگری از دسته اطلاعات آماری، پیشرفت مالی میباشد.

اگر قصد رصد و تحلیل مالی پروژه را دارید باید از ابتدا در برنامه وارد شود.

برای این موضوع باید هزینه هر نقطه کنترلی در برنامه زمان بندی را در برنامه وارد کنید.

معمولا این مورد از قرارداد قابل استخراج است.

هرچه بخواهیم موارد مالی را به صورت جزء تر رصد و ورود اطلاعات کنیم میبایست ارتباط واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه با واحد مالی بیشتر باشد.

البته این ارتباط زمانی حاصل میشود که مدیریت پروژه به کنترل هزینه اعتقاد داشته باشد.

در برخی شرکت ها مدیریت پروژه نیازی به شفاف شدن هزینه برای واحدهای مختلف نمی بیند.

پس در چنین مواقعی مدیریت هزینه لازم نیست.

پس ابتدا جریان نقدینگی پروژه را از برنامه ای استخراج کنید.

پس از آن دریافت های پروژه را به عنوان مقادیر واقعی در کنار آن ترسیم کنید.

برای نمایش پیشرفت مالی به چند شیوه میتوان عمل کرد.

در زیر یکی از انواع آن را مشاهده می کنید.

گزارش نویسی کاربردی در پروژه

در سری های بعد با داده های کاربردی در تاخیرات پروژه آشنا خواهیم شد.

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه – قسمت پنجم

در قسمت های قبلی گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه با انواع اطلاعات ایستا و پویای عدد و رقمی آشنا شدیم.
همچنین از دسته اطلاعات پویای عدد و رقمی به اطلاعات مربوط به آب و هوا، ماشین آلات و منابع انسانی اشاره شد.
همچنین پیشرفت فیزیکی و مالی نیز از دسته اطلاعات ارزشمند آماری مورد بررسی قرار گرفت.
اطلاعات مربوط به تاخیرات پروژه بسیار مهم میباشد.

تاخیرات نسبت به بیس لاین و تاثیر آن بر مسیر بحرانی مورد نظر میباشد.

زمانی میتوان از تحلیل تاخیرات بر مسیر بحرانی استفاده کرد که روابط برنامه زمان بندی دقیق و صحیح باشد.
به عبارت دیگر مسیر بحرانی واقعی داشته باشیم و برنامه زمان بندی منطبق با واقعیت نوشته شده باشد.
باید دقت داشته باشید که فقط از طریق درصد پیشرفت برنامه و واقعی و اخذ واریانس آن نمیتوان تاخیر یا تعجیل را نتیجه گیری کرد.
برای مثال اگر پیشرفت برنامه ریزی کل پروژه 5 درصد و پیشرفت واقعی 15 درصد باشد، دلیلی بر خوب بودن شرایط موجود نیست.
بلکه بایستی مسیر بحرانی و فازهای مهندسی، خرید، ساخت و … بصورت مجزا بررسی شوند.
چند نمونه گزارش پیشرفت استاندارد که میبایست از سوی سازندگان بدین صورت تکمیل شود در زیر نمایش داده شده است:

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

همچنین تاخیرات پروژه نسبت به برنامه اولیه را میتوان با نمودارها و به انواع گوناگون نمایش داد. یکی از انواع نمایش را در زیر میبینید:

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

یکی دیگر از انواع داده های تحلیلی آماری که در گزارش ها نمود پیدا میکند، نمایش گرافیکی تایم لاین پروژه است.
تایم لاین نمودار ساده ای میباشد که تاریخ های مهم روی آن نمایش داده میشود.

برخی از این تاریخ های مهم از این قرارند:
  • تاریخ شروع پروژه
  • تاریخ پایان پروژه
  • تاریخ برنامه ای شروع و پایان مهندسی پروژه
  • تاریخ برنامه ای شروع و پایان خرید پروژه
  • تاریخ تحویل زمین و …

شیوه نمایش آن مانند نمونه زیر میباشد:

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

نوع دیگری از اطلاعات تحلیلی، لیست کردن مشکلات و ارایه راه حل های آن میباشد.
این اطلاعات هم میتواند موجب حل مشکل شود و هم میتواند مستندی برای آماده سازی فضا و طرح دعاوی باشد.
حتما در نظر داشته باشید که جهت ارایه مشکلات و راه حل آن با مدیریت مهندسی، مدیریت کالا، سرپرست کارگاه، دفتر فنی و از همه مهمتر مدیریت پروژه مشورت و تبادل نظر کنید.
نمونه ای از آن را در ذیل میبینید.

گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

با مستند کردن همین جمله میتوان کلی زمان و هزینه به نفع پروژه خرید.
در آخر به فعالیت های بحرانی اشاره کنید.
بهتر است فعالیت های بحرانی را در سه بخش مهندسی، خرید و ساخت بصورت جداگانه لیست نمایید.
همچنین حتما بررسی کنید تا مسیر بحرانی منطق داشته باشد و اگر برخی موارد بنابر روابط غلط نوشته شده است حتما حذف گردند.
همچنین بهتر است مشکلات پیش روی مسیر بحرانی را بررسی کنید و برای رفع موانع پیش رو راه حل ارایه کنید.
دسته اطلاعات آماری نیز به پایان رسید.

مشاوره و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل هزینه سازمان

نویسنده و راهنما: آرش بیاضیان سرکندی

نگارنده: م.بهرام چوبین

موضوع: گزارش نویسی کاربردی در مدیریت پروژه

Recent Posts

شناسنامه نوشته
گزارش نویسی کاربردی
نام نوشته
گزارش نویسی کاربردی
توضیحات
گزارش نویسی کاربردی در پروژه یکی از مهمترین اقدامات در حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است که در راستای راضی نگه داشتن ذی نفعان انجام می شود. همچنین انواع مختلف اطلاعات، اطلاعات ایستا، اطلاعات پویای عدد و رقمی، اطلاعات پویای تحلیلی و اطلاعات پویای صفحه پرکن میباشد.
نویسنده
نام منتشر کننده
مشاوره، اجرا و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان
لوگوی منتشر گننده