آموزشگاه مدیریت و کنترل پروژه فراهمراهان

نگرشی نوین به کنترل پروژه توسط اساتید با تجربه

دلایل تاخیرات در پروژه ها نسبت به برنامه زمانبندی مصوب (Baseline)

موضوع: تاخیرات در پروژه ها

بعد از گذشت بیش از ۱۵ سال کار در مگاپروژه های ملی و صنعتی،

همواره شاهد تعداد بسیار زیادی از تاخیرات در پروژه ها  نسبت به برنامه زمانبندی اولیه

و مصوب پروژه یا همان برنامه Baseline پروژه بوده و هستم.

به گونه ای که به دلیل این تاخیرات و Replan شدن مکرر،

عملاً گاهی فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه لوث گردیده است.

مثلاً در برخی از پروژه های فازهای پارس جنوبی تاخیری بیش از

سه برابر زمان قراردادی و هزینه ای بیش از دوبرابر بودجه برآوردی را شاهد هستیم.

تاخیرات در پروژه برداشت از میادین مشترک که علاوه بر از دست دادن روزانه

درآمدی هنگفت (حدود 35 میلیون دلار درآمد روزانه یک پالایشگاه پارس جنوبی است)،

باعث نهایت بهره برداری کشور همسایه و رقیب از این تعلل و تاخیر ما در اجرای پروژه‌ها دارد.

در این نوشتار به بخشی از مهمترین این دلایل این مسئله از نگاه خود پرداخته ام

که مطمئناً به معنای همه این دلایل نبوده و نیست.

۱-فرهنگ توجیه تاخیرات در پروژه :

مسئله فرهنگی مسئله ای است که ما در زمینه های مختلف با آن مواجه هستیم.

مثل فرهنگ رانندگی، فرهنگ آداب معاشرت، فرهنگ کار تیمی،

فرهنگ توجه به محیط زیست، … و فرهنگی که من اسم آن را

می گذارم فرهنگ توجیه تاخیرات!

صادقانه از خود پرسش نماییم چند درصد از ما به قول زمانی که مثلاً

به دوستان خود برای رسیدن در یک ساعت مقرر در محل قرار یا

به موقع رسیدن به جلسه کاری پایبندیم؟ یا وقتی به در مسیر بازگشت به منزل،

همسرتان با شما تماس می گیرد که حدوداً چه زمانی به منزل می رسید،

آیا پاسخ تان نزدیک به واقعیت است یا اینکه زمانی خیلی کمتر را عنوان می‌کنید

و از همان موقع به دنبال توجیه تاخیر خود مثل وجود ترافیک شدید،

تصادف و …. هستید؟ همین شرایط را هم در پروژه متصور شوید.

زمانبندی ارائه نموده اید، در حالیکه از همان روز ابتدا دنبال این هستید که

ابر و باد و مه و خورشید و فلک در کارند تا شما نتوانید

کارها و فعالیتهای خود را به موقع انجام دهید.

۲-خواست غیرمنطقی کارفرما:

برخلاف بند قبلی،  با عرض پوزش در این بند، توپ را

در زمین کارفرمایان محترم انداخته ام !

گاهی کارفرمایان محترم اصرار بر اجرای پروژه در مدت زمانی را دارند

که عملاً غیر ممکن است. با توجه به اینکه پیمانکاران می بایست

در اسناد قراردادی، زمان تعیین شده توسط کارفرمایان را

مطابق برنامه زمانبندی کلان پروژه (Master Schedule) بپذیرند

و بر آن اساس برنامه تفصیلی ارائه نمایند، در این حالت پیمانکاران

برنامه ای را ارائه می‌نمایند که خارج از تواناییشان است و با شروع پروژه

به دلیل عدم توانایی پیمانکار در اجرای پروژه مطابق آن برنامه زمانبندی مصوب،

تاخیر نسبت به برنامه مصوب بروز می نماید.

به نظرم لازم است کارفرمایان محترم علاوه بر رجوع به

سوابق اجرای پروژه های قبلی و نیز در نظر گرفتن شرایط اقتصادی و سیاسی،

مسایل تحریم و بانکی و …. ضروری است خواست خود را در مدت زمان اجرای پروژه

با شرایط روز , واقع بینانه نمایند.

۳- مدیریت و رهبری ضعیف پروژه ها:

در مثل فارسی داریم یک مرد جنگی به از صد هزار!

مدیر پروژه توانمند و کار بلد مشابه همان مرد جنگی در پروژه است.

مدیر پروژه ای که با اصول مدیرت پروژه آشنا نیست، ناکارآمد،

کم تجربه و فاقد صلاحیت کافی است،  توانایی هدایت پروژه را ندارد

و یکی دیگر از مسببین اصلی تاخیرات در پروژه ها است.

مدیریتی که توانایی جذب نیروهای واجد شرایط پروژه را ندارد،

مطابق جریان نقدینگی توانایی تامین بودجه را برای پروژه ندارد،

استراتژی مشخصی برای اجرای پروژه نداشته و  به مسائل فنی پروژه آشنا نیست

و ارتباطات ضعیفی با ذینفعان مختلف دارد، هرگز نمی تواند پروژه خود را

به موقع  و در زمان مقرر به اتمام برساند. اکنون که این مطلب را در بحبوحه

جام جهانی ۲۰۱۸ روسیه می نویسم مثال کارلوس کیروش سرمربی تیم ملی

فوتبال کشورمان و نقش این مدیر توانمند و کاربلد را در تیم سازی، رهبری و

انتخاب استراتژی بر اساس شرایط هر مسابقه را به خوبی شاهد هستیم.

 

۴- برنامه ریزی ضعیف:

 در این دلیل نوک پیکان را سمت تیم برنامه ریزی که خودم نیز جزء آن هستم، گرفته ام!!

یک برنامه خوب ، اجرایی و کاربردی، برنامه ای است که با حضور ارکان پروژه

و کسب نظرات آنها تهیه گردد. مثلاً در این برنامه در بخش های مهندسی،

تدارکات و اجرای پروژه، کسب نظرات مدیریت یا کارشناسان ارشد آن واحدها

برای برنامه ریزی صحیح و ایجاد ارتباطات درست و منطقی لازم و ضروری است.

گاهی مشاهده می شود نفر برنامه ریز پروژه که اشراف زیادی به مسائل فنی پروژه ندارد،

خود بر اساس میل و نظر و تجربه محدود خود با برآوردهای اشتباه و غیردقیق

اقدام به تعریف فعالیتها ، روابط و تخمین مدت زمان فعالیتها می نماید

در حالیکه این برنامه مورد تایید هیچیک از ارکان ستادی و اجرایی پروژه نیست

و این برنامه عملاً نقاشی شامل نمودار میله ای گانت خواهد بود.

یک برنامه خوب , کابردی و اجرایی است که با کسب نظرات و البته

همکاری متقابل متخصصان پروژه تهیه گردد و در ادامه با پیگیری مستمر مدیریت پروژه،

تحقق اهداف میسر خواهد شد. نه اینکه برنامه ای صرفاً جهت ارائه به کارفرما باشد

و عملاً کاربرد دیگری نداشته باشد تا بعد…!

۵-طراحی ضعیف:

یکی از مشکلات و معضلات که باعث تاخیرات در پروژه هایی که خود شاهدش بودم ،

مشکلات طراحی ، رویژن‌های زیاد نقشه ها و مدارک و به تبع آن دوباره کاری‌ها،

تاخیر در اجرا و خرید خصوصاً خریدهای تجهیزاتی که پروسه تامین آنها

طولانی است (Long Lead Items) می شود.

ضمن احترام به همکاران و دوستان متخصص طراحی مهندسی،

ضعف طراحی و بعضاً Copy-Paste بودن برخی نقشه ها و مدارک،

باعث خسارات هنگفت و نیز تاخیرات زیاد در پروژه می شود.

۶-انتخاب پیمانکاران ضعیف و فاقد صلاحیت:

یکی از موارد حساس و حیاتی برای کارفرمایان و پروژه،

انتخاب پیمانکار دارای صلاحیت و توانمند جهت اجرای پروژه است.

اگر کارفرمایی فقط قیمت پایین پیمانکار در مناقصه را ملاک انتخاب قرار دهد

و به سایر توانمندیهای فنی و مالی و منابع و… پیمانکاران بی تفاوت باشد،

دردام و تله ای گرفتار خواهد شد که هم ممکن است علاوه بر گرفتن وقت و انرژی زیاد،

در انتها پروژه با هزینه و زمان بیشتر نسبت به سایر پیمانکاران رتبه دار و

دارای صلاحیت و همچنین با کیفیت نازل تر اجرا گردد.

۷-ذینفعان منفی:

ذینفعان همان کسانی هستند که بر پروژه اثر می گذارند

یا اثر می‌پذیرند. این ذینفعان مثبت یا منفی هستند

در این مورد منظور ذینفان منفی یعنی همانهایی که می خواهند

به هر دلیلی موفق نباشد هست. خواه شرکت رقیب،  خواه سایر افراد و

ارگانهای دولتی یا خصوصی و یا حتی افراد شاغل در پروژه

(مثلاً به دلیل نگرانی از بیکار شدن بعد از اتمام پروژه)

رغبت و تمایلی به اتمام آن ندارند و با سنگ اندازی و کم کاری و …

سعی در اتمام هرچه دیرتر پروژه دارند. بی‌توجهی به نقش این ذینفعان

و وجود معارض در پروژه، تاثیرات نامطلوبی در پیشرفت پروژه دارد.

۸- کارفرمای بی‌پول:

طولانی شدن پرداخت های پروژه از پیش پرداخت تا پرداخت به موقع

صورت وضعیتها، تاثیر نامطلوبی بر پروژه می گذارد. به دلیل محدودیتهای

مالی اکثر پیمانکاران، تاخیر در پرداخت اینویس عملاً باعث کندی و توقف کار می‌شود.

۹- بی ثباتی شرایط سیاسی و اقتصادی:

این بند نیاز به توضیح زیادی ندارد و به قولی اظهرمن‌الشمس است!

افزایش ناگهانی قیمت ارز و به تبع آن افزایش جهشی قیمتها،

امتناع تامین کنندگان به تامین کالامطابق قیمتهای قبلی،

افزایش هزینه پیمانکاران جزء همچون سمی مهلک بر بدن پروژه ها

و باعث تاخیرات در پروژه است.

موضوع : دلایل تاخیرات در پروژه ها نسبت به برنامه زمانبندی مصوب (Baseline)

مسعود امینی

کارشناس ارشد مهندسی صنایع

مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه مگاپروژه های  نفت و گاز

مشاور دفترPMO سازمان ها

مدرس دوره‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

مدرس دوره‌های مدیریت پروژه

مدرس دوره‌های تخصصی نرم افزارهای MSP، P6، EPPM، اکسل پیشرفته

طراح گزارشات داشبورد مدیریتی برای سازمان

Recent Posts

شناسنامه نوشته
تاخیرات در پروژه نسبت به زمانبندی
نام نوشته
تاخیرات در پروژه نسبت به زمانبندی
توضیحات
تاخیرات در پروژه‌ها نسبت به برنامه Baseline پروژه دلایل متعددی دارد که به برخی از مهمترین‌های آنها اشاره شده است.
نویسنده
نام منتشر کننده
موسسه مدیریت و کنترل پروژه فراهمراهان
لوگوی منتشر گننده