ده مقاله از هاروارد که باید بخوانید
قسمت 4 و 5
مقاله چهارم مدیریت خود :
انرژی‌تان را مدیریت کنید، نه زمانتان را
« تونی شوارتز، کاترین مک کارتی »
ما همواره با مدیرانی مواجه می‌شویم که همه می‌گویند برای ادامه فعالیت انرژی ندارند،
خود را بیش از پیش تحت فشار قرار داده‌اند و مدام فکر می‌کنند که در نقطه شکستن هستند.
زمان منبع محدودی است اما انرژی کاملاً قابل مدیریت کردن است. انرژی از چهار منبع در وجود انسان سرچشمه می‌گیرد: بدن، احساسات، ذهن و روح.
سازمان برای بهره وری بیشتر از کارمندان باید به جای گرفتن نتیجه بیشتر از ایشان، به سرمایه گذاری روی آنها بپردازد.
در این مقاله، مطالعات انجام شده بر روی بانک واچویا را به عنوان مثال مورد بررسی قرار می‌دهیم.
ارتباط عملکرد و ظرفیت در واچویا
تعداد کمی از سازمان‌ها به ایجاد و نگهداری ظرفیت کار کارمندانشان یا همان انرژی آنها، یاری می‌رسانند.
ظرفیت بیشتر این امکان را به وجود می‌آورد که در زمان کمتر، کار بیشتر با سطح تعامل بالاتر و پایداری بیشتر انجام شود.
سازمان‌ها می‌توانند اقداماتی ساده و فریبنده برای کارکنان به کار گیرند تا انرژی از دست رفته آنها را بازیابند و بدین ترتیب انعطاف پذیری فیزیکی، احساسی و روانی آنها را موجب شوند.
حال برای این موضوع بر روی ابعاد چهارگانه انرژی شخصی کار خواهیم کرد: انرژی جسمانی، انرژی عاطفی، انرژی ذهنی و انرژی روحی.
انرژی جسمانی (بدن)
به جای خوردن دو وعده غذایی سنگین در طول روز سعی کنید غذاهای کم حجم‌تر و سبک اما به فواصل 3 ساعت یک بار مصرف کنید.
وقفه‌های کوتاه اما منظم در طول روز کاری ایجاد کنید. مثلاً هر 90 تا 120 دقیقه یک بار از میز کارتان دور شوید و چند دقیقه از کار فاصله بگیرید.
ساعاتی را در طول هفته به ورزش کردن اختصاص داده و خوابتان را با زود و منظم خوابیدن بهبود دهید. این موارد باعث تجدید انرژی و عملکرد بالا و پایدارتری خواهد بود.
کیفیت انرژی (عواطف)
تنفس عمیق شکمی یک روش ساده برای خنثی کردن انرژی‌ها منفی است که آن را خریدن زمان می‌نامند.
یک قدم دیگر در این جهت تزریق احساسات مثبت و ابراز حس قدردانی به دیگران است که هم برای گیرنده و هم برای فرستنده سودمند می باشد.
این امر می‌تواند از طریق ایمیل، دست نوشته، تماس و یا گفت و گو صورت گیرد.
در نهایت افراد می‌توانند با ایجاد تغییرات در داستان‌هایی که در مورد زندگی خود تعریف می‌کنند،
احساسات مثبت را پرورش دهند. موثرترین کار برای این امر دیدن داستان‌ها از زیر لنز جدید است.
برای مثال با استفاده از لنز معکوس می توان اینطور به مسئله نگاه کرد که حرف طرف دیگر این بحث چیست؟
و ممکن است حق با او باشد. و یا از طریق لنز بلند از خود بپرسد که شش ماه دیگر، این موقعیت را چگونه خواهم دید؟
یا با دیدن از زیر لنز عریض بگوید که با توجه به نتایج این مسئله چگونه می‌توانم از این موقعیت استفاده و رشد کنم؟
تمرکز انرژی (ذهن)
برای این کار باید کارها را با تمرکز انجام دهید تا بهره وری بیشتری داشته باشید.
مثلاً 90 یا 120 دقیقه، کاری را انجام دهید سپس مشغول کاری دیگر شوید. اگر در این میان خللی وارد می‌شود،
می‌توانید برای مدتی به اتاق کنفرانس رفته و به دور از تلفن و ایمیل باشید.
در همین راستا می‌توانید ساعات خاصی از روز را به پاسخ دادن به ایمیل‌ها اختصاص دهید. برنامه ریزی کنید و شب قبل،
مهم‌ترین کار روز بعد را مشخص کرده و آن را در اولین ساعات روز بعد انجام دهید.
انرژی معنا و هدف (روح)
برای رسیدن به انرژی روان، افراد باید اولویت‌هایشان را روشن و اقداماتی را در سه دسته با خود همراه کنند.
- کاری را انجام دهید که در آن به بهترین شکل عمل می‌کنید و از کار بیشترین لذت را می‌برید.
- آگاهانه زمان و انرژی را به حوزه‌هایی از زندگی (خانواده، سلامتی، خدمت به دیگران و…) که بسیار مهم‌اند اختصاص دهید.
- در زندگی روزانه با ارزش‌های اساسی زندگی کنید.
مقاله پنجم مدیریت خود :
مدارهایی با اضافه بار
« ادوارد هالوول »
امروزه خیلی از مدیران پر کار به پدیده‌ای واقعی اما ناشناخته مبتلا هستند که آن را خصیصه نقص توجه (ADT) می‌نامیم.
این پدیده به تازگی بسیار فراگیر شده است و از مغزی که اضافه بار دارد نشات می‌گیرد.
از نشانه‌های آن می توان به حواس پرتی، آشفتگی درونی و بی حوصلگی اشاره کرد.
این پدیده به دلیل تقاضای گسترده برای زمان و توجه فرد در دو دهه اخیر ایجاد شده است.
وقتی ذهن ما پر از صدا می‌شود، مغز به تدریج ظرفیتیش را برای توجه کامل به هر چیزی از دست می‌دهد.
در این حالت، مدیران وقتی با موجی از وظایف روبرو می‌شوند عجولانه،
سرسری و بدون فکر و تمرکز دست به عمل می‌زنند اما وانمود می‌کنند که همه چیز رو به راه است.
ما باید بتوانیم ابتدا این پدیده را در خود شناسایی کرده و چون در جایگاه مدیر و رهبر سازمان باید اثربخش باشیم، لازم است که آن را کنترل کنیم.
مدیریت اختلال نقص توجه
ADT فقط با محیط خلاق و مهندسی شده فرد و سلامت احساسی و فیزیکی کنترل می‌شود برای این امر باید:
* احساسات مثبت را افزایش دهیم.
باید محیطی را خلق کنیم که در آن مغز بتواند بهترین عملکرد را داشته باشد.
این موضوع به معنی حق جویی مثبت و بدون ترس است، چرا که احساسات دکمه‌ی روشن و خاموش برای عملکرد اجرایی محسوب می‌شوند.
وقتی با همکاران ارتباط مناسبی برقرار می‌کنیم ADT کاهش پیدا می‌کند و هر قدر که در محیط ایزوله‌تری قرار بگیریم، این شاخص افزایش می‌یابد.
برای این امر می‌توانید هر 4 تا 6 ساعت، زمانی را به عنوان «لحظه انسانی» یعنی ارتباط با کسی که دوستش دارید اختصاص دهید
و به مغزتان چیزی را عرضه کنید که به آن احتیاج دارد.
* از مغزتان مراقبت فیزیکی کنید.
رژیم غذایی مناسب تاثیر زیادی بر روی کاهش دادن پدیده نقص توجه دارد.
سعی کنید با استفاده از رژیم‌هایی حاوی کربوهیدرات‌های پیچیده که در میوه‌ها، غلات و سبزی‌جات وجود دارد، سطح گلوکز خون را ثابت نگه دارید.
هنگام کار از پشت میزتان برخیزید و چندین بار از پله‌ها بالا و پایین بروید و یا در راهرو قدم بزنید. این کار می‌تواند از بروز پدیده نقص توجه جلوگیری کند.
وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید.
بخشی از روزتان را از هر گونه جلسه و ایمیل آزاد کنید تا وقتی برای تفکر و برنامه ریزی داشته باشید.
هر روز قبل از خروج از محل کار، فهرستی پنج تایی از اولویت‌هایی که فردا باید به آن ها توجه کنید را تهیه کنید.
اجازه ندهید برگه‌ها روی هم انبار شوند. به آن ها رسیدگی و آن ها را بایگانی کنید و یا در صورت غیر نیاز بودن برگه ها را دور بیندازید.
زمانی از روز را که بهترین عملکرد را دارید به انجام کارهای مهم اختصاص دهید.
* از بخش پشتیبانی مغزتان محافظت کنید.
اگر خیلی تحت فشار هستید، از ترفندهایی برای تصفیه ذهن استفاده کنید. یکی از این ترفندها انجام کارهای کلیشه‌ای و ساده است.
به عنوان مثال لغت نامه باز کنید و مترادف‌هایی را بخوانید، و یا 5 دقیقه جدول حل کنید.
* چه کمکی از سازمان ساخته است؟
سازمان‌ها می‌توانند با سرمایه گذاری در امکانات رفاهی جوی مثبت و با بهره وری بالا ایجاد کنند.
این کار باعث خنثی سازی اختلال نقص توجه و مهار کردن نیروی مغزی کارمندان می‌شود.
