مدیران موفق ( مدیریت خود )

 چه کسی میمون را در اختیار دارد؟ « ویلیام اونکن، دونالد واس »

چرا مدیر دچار کمبود وقت هستند در حالی که زیر دستان کاری برای انجام دادن ندارند؟

مدیریت زمان مدیر سازمان :

برای پاسخ به این امر به بررسی زمان های کاری در طول روز مدیر خواهیم پرداخت؛ مدیریت زمان باید بر اساس اصول انجام شود،

که کارکنان نتوانند زمان مدیریت را به کارهای خودشون اختصاص بدهند، زمان در اختیار مدیر باید به صورت بهینه و مدیریت شده باشد.

به طور ویژه ما با سه نوع مختلف از زمان مدیر سر و کار داریم:

زمان رییس تحمیل

زمان مجموعه تحمیل

زمان خود تحمیل

زمان رئیس یا مدیریت تحمیل :

زمانی که صرف امور درخواستی رئیس می‌شود و انجام ندادن آن باعث مجازات مستقیم می‌شود.

زمان مجموعه تحمیل :

زمانی که صرف امور درخواستی همکاران و انجام ندادن آن باعث مجازات می‌شود اما همیشه سریع و مستقیم نیست.

زمان خود تحمیل :

زمانی که صرف کارهایی می‌شود که از خود مدیریت سرچشمه می‌گیرد و با آنها موافق است.

بخش مهمی از این زمان را زیر دستان صرف می‌کنند و زمان زیردست تحمیل نام می‌گیرد و زمان باقی مانده، برای خود مدیر است و زمان اختیاری نام می‌گیرد.

زمان خود تحمیل مجازاتی ندارد زیرا کاری است که خود مدیر هم در وهله اول نمی‌دانست که می‌خواهد آن را انجام دهد.

زمان رئیس تحمیل و مجموعه تحمیل اجباری بوده و باید انجام شود.

پس زمان خود تحمیل حوزه اصلی نگرانی خواهد بود.

در این میان مدیر باید تلاش کند زمان زیردست تحمیل را با حداقل سازی و رهایی یافتن از زیردستان کاهش داده تا بتواند زمان اختیاری را افزایش دهد.

بحث میمون را چه کسی در اختیار دارد در واقع به این معنی است که:

وقتی کاری بر عهده کارمندی است، آن کارمند با یک پرسش و کمک خواستن از مدیر ،

ادامه انجام آن کار را منوط به پاسخ و پیگیری مدیر می‌کند و یا این کار اصطلاحاً میمون را به پشت مدیریت منتقل کرده است.

وقتی میمون بر پشت مدیر است، او مشغول و مشغول‌تر و کارمند بیکار و بیکارتر خواهد شد.

در این میان اگر از ده کارمند زیردست مدیریت ، 5 نفر میمونشان را به پشت مدیر انتقال دهند،

مدیر به شدت مشغول می‌شود در حالی که 5 کارمند بیکارند و منتظر هستند که مدیر کار را پیش برده و دوباره به آنها انتقال دهد.

اتفاقی که می‌افتد این است که مدیر مجبور می‌شود در روز تعطیل برای انجام کارها به شرکت مراجعه کند،

در حالی که شاهد است آن 5 کارمند در زمین گلف کنار شرکت مشغول بازی هستند،

و فردای همان روز همگی پشت در اتاق مدیر از کوتاهی مدیر زیر لب شکایت می‌کنند چرا که معتقدند کوتاهی مدیر باعث توقف آنها در پیش برد وظیفه‌شان شده است،

در حالی که آنها میمون‌هایشان را به پشت مدیر انتقال داده‌ و در حال حاضر بیکار شده‌اند.

در این حالت این مدیر است که برای کارمند در حال کار کردن است، در صورتی که باید کارمندان زیر نظر مدیر به فعالیت و کار بپردازند.

مثال:

کارمند: صبح بخیر جناب آقای مدیر ، ما به مشکلی برخوردیم، ببینید ...

مدیر : خوشحالم که این مسئله را مطرح کردید. اجازه دهید درباره آن فکر کنم و بعدا شما را در جریان بگذارم.

بدین ترتیب میمون از پشت کارمند به پشت مدیریت منتقل می‌شود. مدیر مسئولیتی در قبال زیر دست پذیرفته و قول می‌دهد که گزارش کاملی از روند کار تحویل دهد.

حال هر چقدر مدیر بیشتر تاخیر داشته باشد، زیر دست بیشتر نا امید می‌شود (به مرور احساس بیهودگی می‌کند) و مدیر نیز احساس گناه بیشتری خواهد کرد.

این دست کارهای ناتمام که‌ از سوی تعداد زیادی از زیر دستان به مدیریت سازمان منتقل می‌شود، باعث افزایش زمان زیردست تحمیل می‌شود.

اما مدیر با تجربه‌ می‌تواند به زیردست خود چنین پاسخ دهد: مرا آگاه کن که چگونه می‌توانم کمکت کنم.

با این کار مدیر همچنان میمون را پشت زیردستش نگه داشته و او را وادار می‌کند که برای حل مشکلش بیشتر فکر کند.

مدیر می‌تواند به زیردست توضیح دهد که او باید راه حلی پیشنهاد داده و آن را اجرا کند.

سپس مدیر را در جریان روند پیشبرد کار قرار دهد و درباره نتایج آن به طور منظم گزارش دهد.

وقتی زیردستان را تشویق می‌کنید که میمون هایشان را خودشان کنترل کنند،

آنها به مهارت های جدیدی دست خواهند یافت و وقت شما برای کارهای خودتان آزاد خواهد شد.

دستور العمل به این صورت است:

در مدتی که به تو در حل مشکل کمک می‌کنم، هرگز مشکل تو مشکل من نخواهد شد.

به محض این که مشکل تو به من منتقل شود، تو دیگر درگیر مشکلی نخواهی بود و من نمی‌توانم به کسی کمک کنم که مشکلی ندارد.

باید مدیریت بداند که توانمندسازی زیردست کار پیچیده ای است.

این بدان معناست که مدیر باید زیردست را پرورش دهد و این امر نسبت به وقتی که خود کار را انجام دهید زمان بیشتری می‌برد.

مدیر می‌تواند علاوه بر پرورش، ابتکار عمل را نیز به زیردستان‌ تفویض کرده و با این کار خود را از زیر بار مسئولیت آن‌ها نجات دهد.

( میمون استعاره از مسئولیت زیردست )

قوانین مهمی که باید در طی این روند توسط مدیر رعایت شود عبارتند از:

اولا باید همیشه مراقب میمون های زیر دستان باشید و به آن‌ها توجه کنید تا زنده بمانند.

دوم این که زمان توجه و تغذیه هر میمون کارمند نباید 5 الی 10 دقیقه بیشتر شود.

سوماً برای هر میمون در هر ملاقات باید جلسه بعدی ملاقات و تغذیه را مشخص کرد.

چهارم اینکه تغذیه بهتر است تلفنی یا حضوری باشد، زیرا که در این صورت (مثلا با ایمیل یا نامه) معمولا حرکت بعدی مختص مدیر خواهد بود.

پنجماً هر میمون باید زمان بندی و سطح اختیار عمل مشخصی داشته باشد.

همه این مراحل باعث افزایش قدرت نفوذ مدیریت شده و ارزش هر ساعتی که در زمان مدیریت صرف می‌شود را بدون محدودیت‌های نظری چند برابر می‌کند.

مشاوره و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل هزینه سازمان

مترجم: آرش بیاضیان سرکندی

موضوع: مدیریت زمان ( نوشته شده از ده مقاله مدیریت هاروارد ) قسمت دوم

ده مقاله از هاروارد که باید بخوانید:

مدیریت خود ( انعطاف پذیری )

مقاله سوم: تاثیر انعطاف پذیری چیست؟ « دایان کوتو »

چرا بعضی از افراد با همه سختی هایی که در زندگی با آن‌ها رو به رو می‌شوند، لغزش پیدا نمی‌کنند؟

آیا دلیل آن انعطاف پذیری است؟

چه نوع نیروی انعطاف و بازگشتی انسان را از این مرحله زندگی می‌گذراند؟

فرض کنید که روزهای بدی است و افراد شغلشان را از دست می‌دهند و با کاهش حقوق مواجه می‌شوند.

بعضی افراد ضربه سختی خورده، افسرده می‌شوند و برای همیشه اعتماد به نفس شان را از دست می‌دهند، اما بعضی دیگر از این ضربه استفاده می‌کنند.

برای مثال سراغ یک شغل جدید می‌روند، چه چیزی باعث می‌شود که این افراد در زمان های سخت دوام بیاورند؟

« انعطاف پذیری »

افراد در پذیرش انعطاف سه خصیصه شخصی دارند:

1. با خون سردی واقعیت‌ها را می‌پذیرند.

2. در زمان‌های دشوار هدف را می‌یابند.

3. قابلیت بی نظیری در انجام فی البداهه امور دارند. ( 2 باور عمیق به ارزشمند بودن زندگی )

در شرایط بحران اقتصادی، خاصیت انعطاف پذیری اهمیت زیادی می‌یابد و خوشبختانه می‌توان فهمید و یاد گرفت که چگونه باید انعطاف پذیری داشت.

انعطاف پذیری به شما کمک می‌کند از بی رحم ترین تجارب زندگی نجات یافته و خود را پیدا کنید. برای پرورش انعطاف پذیری می‌توانید این تمرینات را به کار گیرید:

اول: با واقعیت رو به رو شوید

به جای انکار و مقابله کردن با سختی ها، هوشیارانه از بالا به خود نگاه کنید.

به این ترتیب خود را برای عمل به روش هایی که بردباری تان را افزایش می‌دهد آماده کرده و قبل از هر اتفاقی برای بقا آموزش خواهید دید.

باید بدانید که انعطاف پذیری ماهیت خوش بینانه دارد. شوخ طبعی به این موضوع کمک می‌کند.

دوم: جستجوی معنا

توانایی دیدن واقعیت، ارتباط نزدیکی با بخش دوم پذیرش انعطاف یعنی گرایش به درک معنا و هدف وجود لحظات سخت دارد.

به دنبال مقصود بودن راهی است که از طریق آن افراد انعطاف پذیر از سختی های امروز به سوی فردایی زیباتر پل بسازند.

وقتی در شرایط خیلی سخت قرار می‌گیریم که توانایی تغییر آن را نداریم،

می توانیم معنایی در آن پیدا کنیم و با از بین بردن این احساس که وضعیت فعلی تخریب کننده است، آن را به امور قابل مدیریت تبدیل کنیم.

سوم: نبوغ

سومین بخش، توانایی خلاقیت و کار کردن با هر چیز دم دستی است.

باید مبتکر باشید

از چیزهایی که دارید نهایت استفاده را ببرید

از منابع در موارد نا آشنا استفاده کنید و احتمالاتی را ببینید که دیگران قادر به دیدن آن‌ها نیستند.

در این جا یک مقوله به نام بری کولاژ مطرح می‌شود که در مفهوم مدرن، نوعی نوآوری و توانایی پیدا کردن آنی راه حل برای مشکلی بدون ابزار و مواد مشخص است.

کسانی که بری کولاژ دارند، در زمان سردرگمی سایر افراد، در حال بررسی احتمالات و ابعاد کارها برای حل مسائل هستند.

انعطاف پذیری واکنشی غیر ارادی بوده که در روح و روان افراد حک شده است.

افراد و شرکت های انعطاف پذیر به جای یاس و نا امیدی بدون هیچ خللی با واقعیت رو به رو می‌شوند.

آنها از سختی ها معنایی دریافت می‌کنند و فی البداهه و به شکل معجزه آسایی راه حلی عرضه می‌کنند.

مشاوره و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل هزینه سازمان

مترجم: آرش بیاضیان سرکندی

موضوع: انعطاف پذیر یعنی چه؟ ( نوشته شده از ده مقاله مدیریت هاروارد ) قسمت دوم