مراحل انجام برنامه ریزی و کنترل پروژه

مشاوره و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

نگرشی نوین به برنامه ریزی و کنترل فعالیت های سازمانی توسط اساتید با تجربه

مراحل مدیریت ، برنامه‌ریزی و کنترل

فرآیند برنامه ریزی و کنترل ، یکی از فرآیندهای مهم و اساسی در هر پروژه ای است.

شاید از کارشناسان و مدیران برنامه ریزی و کنترل ، این پرسش مطرح شود

که مراحل انجام برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست در عین اینکه در عمل اکثر مراحل آنرا انجام می‌دهند،

ممکن است برایشان پاسخ به این پرسش به صورت خلاصه و دسته بندی شده کمی دشوار باشد.

همچنین از متقاضیان کار مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل فعالیت ها که در مصاحبه های استخدامی شرکت می‌نمایند،

انتظار می‌رود با مراحل انجام برنامه ریزی و کنترل پروژه آشنا باشند.

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه به دسته‌های ذیل تقسیم می‌شوند:

• تحلیل و ارزیابی فعالیت های سازمان

  1. مروری بر اهداف و شرایط اجرایی فعالیت ها :

چرا باید این فعالیت ها انجام شود؟

هدف از انجام این پروژه چیست؟

با اتمام این فعالیت ها چه دستاوردهایی را برای سازمان به دست می‌آوریم؟

این پروژه در چه شرایطی قرار است انجام شود؟

پاسخ اولیه به این پرسش های ساده است که نفس انجام یا عدم انجام فعالیت ها در آن شکل می‌گیرد.

2. تهیه شناسنامه پروژه ( Project Charter ) :

سندی است که توسط حامی پروژه ( Sponsor ) منتشر شده و شامل اهداف کلان،

محدودیت های اصلی، نیازمندی های عمده، ریسک های کلان، بودجه، محدوده، ذینفعان کلیدی، مدیر پروژه و … است.

این سند در ابتدای پروژه تکمیل و منتشر می‌شود. ( بهترین زمان انتخاب مدیر پروژه در زمان تکمیل این سند است )

3. فاز بندی فعالیت های پروژه سازمان :

فاز مجموعه ای از فعالیت های مرتبط به هم پروژه هستند که با اتمام آن ها دستاوردی ( Deliverable ) به دست می‌آید.

راهنمای PMBOK پنج فاز را برای هر پروژه در نظر گرفته است.

فاز آغازین ، برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل و نظارت و اختتام.

علاوه بر این فازبندی ، در عملیات اجرایی و بهره برداری در پروژه های بزرگ، کل پروژه یکجا به مرحله بهره برداری نمی‌رسد،

بلکه مرحله به مرحله و فاز به فاز این کار صورت می‌پذیرد. یکی از دلایل این کار، کسب درآمد از فازهای تکمیل شده و تامین بودجه

برای تکمیل سایر فازها و تحویل موقت تدریجی پیمانکاران جزء است.

4. تهیه ساختار شکست کار فعالیت ها ( WBS ) :

مدیر پروژه می تواند به صورت های مختلف دسته بندی و به اجزاء ریزتر خرد نمود.

یکی از دلایل این کار شناخت بهتر و دقیق تر محدوده فعالیت پروژه ( Scope ) و مدیریت بهتر اجزاء آن است.

5. تهیه فهرست و لیست فعالیت ها :

بعد از تهیه ساختار شکست کار و فعالیت ها، آخرین سطح WBS را Work Package  می‌نامیم.

بعد از آن در واقع فعالیت کوچکترین جزء عملیاتی پروژه است که دارای زمان، هزینه و منابع مشخص برای انجام می‌باشد.

6. بررسی روابط و همپوشانی بین فعالیت ها:

چهار نوع رابطه برای فعالیتها و تعیین پیش نیازی و پس نیازی می‌توان تعریف نمود.

رابطه‌های Finish to Start ، Start to Start، Finish to Finish و Start to Finish .

معمولا 90% رابطه ها در یک برنامه زمانبندی از نوع FS می‌باشد و 10% هم از نوع FF و SS

از رابطه SF هم به ندرت استفاده می‌شود.

7. ترسیم شبکه زمانبندی فعالیت های پروژه :

با کمک نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه مانند MSP و P6 این کار با سهولت بیشتری انجام می‌شود.

• برآورد مدت زمان ، هزینه و منابع اجرایی

حال به مرحله برآوردها و تخمین ها می‌رسیم. لازمه یک برنامه خوب و کاربردی این است که برآوردهای دقیق و نزدیک به واقعیتی برای فعالیت ها محاسبه کند.

این برآوردها از نقشه‌های طراحی پروژه استخراج می‌شود.

با توجه به ویژگی برنامه ریزی موجی غلطان ( Rolling Wave Planning ) در ابتدای پروژه

که نقشه های طراحی کامل نشده یا در مرحله طراحی اولیه می باشد، تخمین ها تلرانس بالایی دارند و با تکمیل نقشه ها و مدارک این برآوردها دقیقتر خواهد شد.

1. برآورد حجم عملیات و منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت ها :

حجم کاری هر فعالیت مانند احجام خاک برداری، بتن ریزی، اسکلت و … می‌بایست برآورد گردد و بر اساس آن منابع مورد نیاز جهت انجام به موقع فعالیت ها تخمین زده شود.

2. برآورد مدت زمان اجرای فعالیت ها :

برآورد مدت فعالیت ها ( Activity Duration Estimating ) فرآیند تخمین تعداد دوره زمانی لازم برای تکمیل هر یک از فعالیت هاست. این فرآیند یکی از مشکلترین جنبه های

توسعه زمانبندی است و باید توسط کسانی انجام شود که با طبیعت کارها مانوس و آشنا باشند.

دو ورودی مهم و کلیدی در فرآیند تخمین مدت زمان فعالیت ها، منابع کاری مورد نیاز و توانایی های آن منابع است. اطلاعات و سوابق مرتبط برگرفته از دیگر طرح ها و یا

دیگر بانک های اطلاعاتی نیز می‌تواند در ایجاد تخمینی صحیح، مفید و موثر باشد.

روش سه نقطه ای یا استفاده از تجربه پروژه های قبلی، از سایر روش های برآورد مدت زمان اجرای فعالیت ها است.

3. برآورد هزینه های مستقیم و غیر مستقیم پروژه :

هزینه های مستقیم پروژه، هزینه هایی هستند که رد و اثر آن در فعالیت های پروژه دیده می‌شود.

مانند هزینه ماشین آلات عملیات های اجرایی یا هزینه پیمانکاران جزء.

هزینه های غیرمستقیم را نمی‌توان به یک فعالیت یا چند فعالیت اختصاص داد.

مانند هزینه حقوق نیروهای ستادی.

یکی از وظایف برنامه ریز پروژه تخمین هزینه های مستقیم و غیرمستقیم پروژه است.

4. تهیه بودجه تفصیلی فعالیت های پروژه :

بودجه میزان پولی است که برای انجام پروژه در نظر گفته شده و در اختیار مدیر پروژه قرار گرفته است.

در این راستا تهیه نمودار جریان نقدینگی پروژه ( Cash Flow ) نیز لازم است.

اینکه بدانیم در مقاطع زمانی مختلف چقدر ورودی از طریق پرداخت صورت وضعیت ها توسط کارفرما،

یا از طریق سایر منابع نظیر وام، سرمایه سرمایه‌گزاران یا طرق دیگر خواهیم داشت و در هر مقطع زمانی چقدر پول

بابت هزینه های مستقیم و غیر مستقیم و پیمانکاران جزء مان می‌بایست پرداخت گردد.

• زمانبندی فعالیت های پروژه

منظور از زمانبندی فعالیت های پروژه این است که بدانیم هر فعالیت در کدام مقطع زمانی از پروژه،

بعد از کدام یا قبل از کدام و یا همزمان با کدام فعالیت قرار است انجام شود.

نمودار گانت مرسوم ترین روش ارائه زمانبندی پروژه است.

1. تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی فعالیت های پروژه :

تمامی فعالیت ها زمان شروع و پایان و مدت زمان مشخصی دارند و توالی تمامی کارها مشخص شده است.

2. تعیین روزها و ساعت های کاری و غیرکاری :

یا همان تقویم پروژه که می‌بایست مشخص گردد مثلا آیا قرار است پروژه 7 روز هفته کار کند یا کمتر.

روزهای تعطیل کدام است و ساعات کاری قرار است از چه ساعتی تا چه ساعتی باشد.

3. تعیین مایلستون های کلیدی در فعالیت های پروژه :

مایلستون رویدادهای کلیدی و مهم در پروژه یا هر فاز است. مانند شروع پروژه، تحویل زمین،

تاریخ پرداخت پیش پرداخت یا اتمام پروژه. تاریخ این مایلستون ها برای هر سازمان و مدیر پروژه‌ و سایر ذینفعان پروژه این اهمیت فراوانی دارد.

4. تحلیل مسیر بحرانی فعالیت های پروژه :

مسیر بحرانی، طولانی ترین مسیر پروژه است. به عبارتی کلیه فعالیت ها

در این مسیر شناوری کل شان صفر است و تاخیر در هر یک از فعالیت های این مسیر، باعث تاخیر در کل پروژه می‌شود.

هر پروژه حداقل یک مسیر بحرانی دارد.

برای هر مدیر پروژه شناسایی و کنترل مسیر بحرانی بسیار حایز اهمیت است و یک برنامه ریز

با کمک نرم افزارهای مرسوم برنامه ریزی و کنترل ، اقدام به تعریف، شناسایی و تحلیل آن می‌نماید.

5. بررسی شرایط نامناسب جوی مطابق گزارش ۲۰ سال اخیر سازمان هواشناسی :

شرایط جوی و جغرافیایی هر منطقه متفاوت است. یک برنامه ریز دقیق با استخراج گزارش

20 ساله شرایط جوی منطقه محل پروژه و با درنظر گرفتن این ریسک اقدام به تهیه برنامه ریزی پروژه می‌نماید.

مثلا در استانهای سردسیر برای فصل زمستان نمی توان مشابه برنامه ریزی برای فصل تابستان داشت.

عدد 20 سال به ماده 16 شرایط عمومی پیمان بر می‌گردد.

6. بررسی سایر مسایل و مشکلات احتمالی :

هر پروژه مسایل و مشکلات مختص خود را دارد که بعضا در نوع خود ممکن است بی بدیل باشد.

لذا با توجه به شرایط هر پروژه باید مسایل و مشکلات آن را شناسایی و تحلیل و بررسی نمود.

• برنامه ریزی منابع و شناخت رابطه زمان و هزینه

برنامه ریزی منابع که متاسفانه در کشور ما کمی مغفول مانده به زمانبندی های فاقد منابع بسنده می‌شود.

در حالیکه برنامه ریزی منابع اعم از نیروی انسانی، ماشین آلات، مواد و مصالح اگر انجام نشود احتمال اینکه پروژه به موقع به اتمام برسد بسیار بعید است.

1. برنامه ریزی و تخصیص منابع :

منابع به دو دسته عمده مصرفی و غیر مصرفی تقسیم می‌شوند.

منابع مصرفی منابعی هستند که در این پروژه مصرف شده و به اتمام می‌رسد.

مانند مصالح. منابع غیر مصرفی را می توان بعد از اتمام پروژه و یا همزمان با آن در سایر پروژه ها از آن استفاده نمود.

مانند نیروی انسانی و ماشین‌آلات و تجهیزات. می‌بایست مشخص گردد هر فعالیت از هر منبع به چه میزان نیاز دارد.

2. بررسی رابطه زمان و هزینه ( نقطه بهینه زمان و هزینه کدام است؟ )

 کاهش مدت زمان انجام فعالیت ( Duration ) معمولا مستلزم افزایش هزینه بابت افزایش اکیپ های کاری یا افزایش شیفت کاری و … است.

یافتن نقطه بهینه که چه قدر هزینه کنیم تا بهینه ترین حالت ممکن از نظر زمانی برای انجام فعالیت های پروژه به دست آید.

• تهیه برنامه نهایی و اجرایی فعالیت های پروژه

  1. تهیه برنامه نهایی و اجرایی فعالیت های پروژه :

بعد از مراحل فوق، برنامه زمانبندی پروژه تهیه می‌گردد که این برنامه لازم است به تایید کارفرما یا مشاور برسد.

در صورتی که کارفرما یا مشاور نقطه نظری داشت، می‌باست نظر آن ها تامین گردد یا از برنامه به صورت مستدلل و منطقی دفاع گردد.

در انتها این برنامه تایید شده به عنوان برنامه مبنای پروژه ‌‌( Baseline ) مدنظر ارکان پروژه قرار گیرد.

2. برنامه ریزی تامین منابع اجرایی پروژه :

انجام فعالیت های پروژه منوط به تامین به موقع منابع مورد نیاز آن است.

بسیاری از توقف ها و تاخیرات به دلیل نبود منابع به وجود می آید که پیشتر راجع به آن بحث شد.

• اجرای پروژه

  هدایت فعالیت ها و اجرای پروژه :

در صورتیکه برنامه ریزی خوب و مستدللی تهیه شده باشد، نقش راه گشایی در کمک به هدایت پروژه در جهت نیل به اهداف آن خواهد داشت.

با شناسایی مسیر بحرانی پروژه و تمرکز روی مایلستون ها، می‌توان نقش موثری در هدایت پروژه داشت.

• ارزشیابی و نظارت پروژه

  1. محاسبه پیشرفت اجرای فعالیت ها :

محاسبه پیشرفت فعالیت ها توسط سیستم اندازه گیری پیشرفت ( Progress Measurement System ) انجام می‌شود.

( رجوع کنید به مطلب با موضوع سیستم اندازه گیری پیشرفت ).

برای پیشرفت فیزیکی نسبت حجم کار انجام شده به حجم کل کار محاسبه می‌شود.

یعنی مثلا اگر قرار باشد ۱۰۰۰ متر مکعب بتن ریزی انجام دهیم و ۵۰۰ متر مکعب بتن ریخته باشیم،

در این حالت ۵۰٪ پیشرفت فیزیکی خواهیم داشت.

برای پیشرفت ریالی نسبت هزینه انجام شده به بودجه برآوردی فعالیت ملاک محاسبه خواهد بود.

2. ارزشیابی هزینه های اجرایی صرف شده :

این مورد از مسوولیت های واحد کنترل هزینه بخش برنامه ریزی و کنترل پروژه خواهد بود.

تحلیل اینکه طبق برنامه چقدر برای فعالیت ها بودجه پیش بینی نمودیم و اینکه

تاکنون چقدر هزینه نمودیم و اختلاف آن چقدر است و با این روند به کجا خواهیم رسید.

تحلیل های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM ) و محاسبه شاخص های آن برای مدیران پروژه

وضعیت دقیقی از عملکرد پروژه را برایشان نشان می‌دهد.

3. مقایسه نتایج به دست آمده با پیش بینی ها :

در حوزه کنترل پروژه می‌بایست کارهای انجام شده با کارهای برنامه ریزی شده را مقایسه

و انحرافات و دلایل آن را تحلیل نمود تا بر اساس آن بتوان برنامه ریزی مجدد برای کارهای باقی مانده داشت.

4. همگام سازی برنامه زمانبندی پروژه :

برنامه زمانبندی در هر دوره ( معمولا هفتگی ) می‌بایست به روز و هنگام گردد

و تاخیرات فعالیت ها و تاثیر آن بر سایر فعالیت ها پروژه و پایان پروژه ارزیابی و تحلیل گردد.

نحوه به روز رسانی صحیح برنامه زمانبندی که براساس آن بتوان ارزیابی صحیحی از عملکرد پروژه داشت بسیار حایز اهمیت است.

5. ارایه راهکار جبرانی جهت جبران تاخیرات :

در صورتیکه تاخیر در پروژه بوجود آمد به دلایل مختلف و تاثیراتی که این تاخیر در زیان رسانی به پروژه اعم از افزایش هزینه ها و از دست رفتن اعتبار نزد کارفرما

و سایر تبعات مشکلاتی که دارد می‌بایست آنرا جبران نمود یا از افزایش آن در ادامه کار پیشگیری نمود.

این راهکارها می‌بایست با کسب نظرات دفتر فنی و تیم اجرایی باشد تا شدنی باشد نه صرفا به صورت تئوری و روی کاغذ.

6. تهیه گزارش های مدیریتی :

خروجی کار برنامه ریزی و کنترل پروژه گزارشاتی در قالب جدول و گراف و نمودار است که علاوه بر نمایش وضعیت حال حاضر پروژه،

به تصمیم گیری بهتر مدیران کمک نموده و راه را برای ادامه بهتر فعالیت ها باز می‌نماید.

7. پیش بینی بودجه مورد نیاز جهت تکمیل پروژه :

پیش بینی بودجه مورد نیاز یا همان ETC )  Estimate to Complete ) از روشهای مختلفی محاسبه می شود

که در مفاهیم مدیریت ارزش کسب شده به این روش ها اشاره شده است.

• کمک به تصمیم گیری مدیریت

  1. ارزیابی وضعیت زمان و هزینه پروژه :

که معمولا با کمک نمودارهای پیشرفت  ( S Curve ) و نیز شاخص های EVM نظیر CPI و  SPIو … می توان

ارزیابی دقیقی نسبت به عملکرد زمانی و هزینه ای پروژه داشت.

کمک به تصمیم‌گیری مدیریت جهت اعمال واکنش های مناسب و مقتضی :

هدف از انجام امور برنامه ریزی و کنترل پروژه کمک به مدیر پروژه و سایر مدیران عملیاتی جهت تصمیم‌گیری بهتر در جهت در مسیر درست قرار گرفتن پروژه را دارد.

در واقع کنترل پروژه نقش گیج‌های کنترلی هواپیما برای خلبان را دارد. چنانچه هواپیما از مسیر یا ارتفاع خود منحرف شود، وظیفه آن گیج ها ارسال به موقع آلارم

به خلبان جهت اصلاح مسیر یا ارتفاع پرواز را بر عهده دارد.

مهم ترین این گیج ها در پروژه، انحراف زمان و هزینه پروژه از برنامه مبنا یا همان Baseline است که با اخطار به موقع به مدیر پروژه، او را در تصمیم‌گیری بهتر یاری می‌نماید.

نویسنده:آرش بیاضیان سرکندی

مشاوره و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

موضوع: برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست ؟