هوشمند سازی کسب و کار

مشاوره، اجرا و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

نگرشی نوین به هوشمند سازی کسب و کار توسط اساتید با تجربه

هوشمند سازی کسب و کار چیست ؟

به عنوان مدیر ارشد و یا میانی کسب و کار و یا به عنوان کارشناسی که مسئول ارائه و آنالیز اطلاعات و داده ها هستید،
چقدر با مشکلات زیر روبرو می شوید؟

• دریافت گزارش های جمع بندی ( Aggregated ) نشده با سطح جزئیات بالا مانند لیست های طولانی
• دریافت گزارش ها و اطلاعات غلط
• دریافت دیر اطلاعات بطوریکه ارزش اطلاعاتی آنها از بین رفته است و صرف وقت زیاد برای تحلیل یک گزارش قدیمی
• عدم یکپارچگی اطلاعات و به عبارت بهتر پخش اطلاعات در مثلاً فایل های Excel مختلف با فرمت ها و فرمول های مختلف
• حتی در یک حوزه مانند واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه، واحد منابع انسانی و یا مالی
• امکان دریافت اطلاعات و گزارش فقط از یک جزیره اطلاعاتی و یا وجود جزیره های اطلاعاتی مختلف
• مانند مدیریت منابع انسانی، فروش، تامین، مالی و … در حالیکه در اغلب اوقات، همخوانی بین گزارش های این جزایر اطلاعاتی! وجود نداشته و گزارش یک جزیره!، گزارش دیگر را نقض می کند.
• زمان انتظار زیاد حتی بیش از یک ساعت برای پردازش پرس و جو ( Query ) ها و نمایش اطلاعات و ارائه گزارش ها
• عدم دریافت اطلاعات و گزارش ها روی گوشی های همراه و تبلت و …
• صرف زمان قابل توجه جهت فعالیت های تکراری و فاقد ارزش افزوده برای تولید گزارش های تکراری ماهانه و هفتگی
• و خیلی مشکلات دیگر….

به عنوان مدیر و یا کارشناس تقریباً هر روز با این مشکلات روبرو هستید…

بیشترین تاثیر مشکلات در دسترسی به اطلاعات در تصمیم گیری های سازمانی است.

تصمیم گیری در سطوح مختلف سازمان مبتنی بر اطلاعات دقیق، صحیح و بموقع مدت زیادی است
که به عنوان یکی از مهم ترین عوامل موفقیت سازمان های پیشرو شناخته شده است.
برعکس، نتایج بررسی ها نشان داده است که تصمیم گیری شهودی دلیل اصلی شکست سازمان ها بوده است.
از این رو، بر اساس تحقیقات بسیار معتبر Dresner در سال 2018، مدیران ارشد،
واحدهای عملیاتی و پروژه و فروش بیشترین تقاضا را برای اجرای پروژه های هوشمند سازی کسب و کار داشته اند.

بر اساس تحقیق فوق، بهبود کیفیت تصمیم گیری ها، بهبود کارایی و کاهش هزینه ها و رشد درآمدها

اهداف اصلی سازمان ها از اجرای پروژه های هوشمند سازی کسب و کار بوده است.
در دهه های گذشته سرمایه‌گذاری‌ های بسیاری بر روی تکنولوژی اطلاعات توسط سازمان ها صورت گرفته است.
بنابراین حجم زیادی از داده‌ها‌ در پایگاه داده‌ها‌ انباشته و ذخیره‌ می‌شوند و روند افزایش آن همچنان ادامه دارد
اما کماکان شاهد این هستیم که سازمان‌ها تنها بخش کوچکی از داده‌ها‌یشان را تحلیل و سپس برای تصمیم گیری ها استفاده می‌نمایند.
برخی گزارش ها به طور اعجاب برانگیزی نشان می دهند که علیرغم تمایل بالای سازمان ها، بطور میانگین 15% داده ها در سازمان های موفق آنالیز می شوند.
در حالیکه این سازمان ها به اطلاعات به عنوان یکی از دارایی های مهم سازمان نگاه می کنند.

در بالا به سه ویژگی کلیدی اطلاعات یعنی دقیق، صحیح و بموقع اشاره شده است.

هوشمندسازی کسب و کار ( Business Intelligence ) شامل فرآیند، فن آوری و راه کارهایی جهت تبدیل داده های خام و بی معنی به اطلاعات دقیق، صحیح و بموقع است.
هوشمندسازی کسب و کار ، دسترسی بی‌واسطه به داده‌ها توسط تصمیم‌گیرندگان در تمام سطوح سازمان و تعامل و تحلیل آنها را فراهم می کند.
Howard Dresner در سال 1989 اصطلاح کسب و کار هوشمند یا Business Intelligence را مطرح کرد.
آقای Dresner دانش کسب شده از طریق دسترسی و تحلیل اطلاعات کسب و کار را هوشمند سازی کسب و کار می نامد.
بر اساس تحقیقات معتبر گروه آقای Dresner، داشبوردها و گزارش های تحلیلی پرطرفدارترین برنامه های هوشمند سازی کسب و کار هستند.
در ادامه، Microsoft Power BI جهت طراحی و توسعه داشبوردها و گزارش های تحلیلی معرفی خواهد شد.

مروری بر Microsoft Power BI

در مطلب بالا به تعریف ساده هوشمندی کسب و کار و نقش آن در بهبود تصمیم گیری ها و افزایش کارایی پرداختیم
و گزارش های تحلیلی و داشبوردها را از پرطرفدارترین راه کارهای هوشمندسازی کسب و کار معرفی کردیم.
Microsoft Power BI از بهترین ابزارهای طراحی و توسعه گزارش های تحلیلی و داشبوردها است.
این ابزار به تنهایی و یا در کنار سایر ابزارهای خانواده مایکروسافت ( Excel و یا SQL Server Data Tools ) امکانات فوق العاده را
برای پیشبرد پروژه های هوشمندسازی کسب و کار و یا به عبارت بهتر طراحی و توسعه گزارش های تحلیلی و داشبوردها در اختیار می گذارد.
بر اساس بررسی های مرجع معتبر Gartner، Microsoft Power BI از بهترین ابزارهای هوش کسب و کار است.
مایکروسافت، در 24 ژولای 2015، Power BI به صورت فعلی را معرفی کرد. از آن تاریخ، هر ماه این ابزار را آپدیت کرده و ارتقا داده است
بطوریکه امکانات ویرایش فعلی با ویرایش اولیه قابل مقایسه نیست.
در اغلب موارد وقتی صحبت از Microsoft Power BI می شود، ممکن است فقط نسخه Desktop  آن مدظر قرار گیرد
در حالیکه Power BI Desktop تنها یک ابزار از مجموعه ابزارها و راهکارهای Microsoft Power BI است.

در ادامه، اجزای اصلی به اختصار معرفی می شوند:

Power BI Desktop:

برنامه کاربردی مبتنی بر سیستم عامل ویندوز قابل نصب روی PCها که رایگان می باشد.
شامل Power Query برای انجام فرآیند ( ETL ( Extract, Transform, Load بوده و برای طراحی گزارش ها و تعریف Role ها و … کاربرد دارد.

( Power BI ( Service :

سرویس آنلاین مبتنی بر ( SaaS ( Software as a Service بوده که قلب مجموعه Microsoft Power BI است.
از طریق این سرویس، امکان ساخت و به اشتراک گذاری داشبوردها و گزارش های تحلیلی و تعریف سطوح دسترسی و بروزآوری خودکار و … وجود دارد.

Power BI Report Server :

امکان ذخیره، بروزآوری برنامه ریزی شده و به اشتراک گذاری گزارش های طراحی شده به کمک Power BI Desktop و … را بر بستر شبکه داخلی فراهم می آورد.
سایر اجزای مجموعه Microsoft Power BI عبارتند از:
Power BI Mobile Apps 
Power BI Gateways 
Power BI Embedded 
Power BI Visuals Marketplace 
Power BI Publisher for Excel
در مطالب بعدی در مورد اجزای فوق و بخصوص ارتباط آنها بیشتر می نویسیم.
دلایل مختلفی برای انتخاب Microsoft Power BI برای پیشبرد پروژه های هوشمندسازی کسب و کار وجود دارد

که در ادامه به بعضی از مهم ترین این دلایل اشاره می کنیم:

Power BI محصول Microsoft است:
قطعاً برای خیلی همین دلیل کافی است. در ارزیابی های Gartner و Dresner هم این ویژگی مد نظر قرار گرفته است.
به عبارت بهتر، Microsoft به Power BI به عنوان یک محصول استراتژیک نگاه می کند مانند Microsoft Office.
Power BI یک ابزار Self Service BI است.
به عبارت بهتر، امکان دریافت و اصلاح و مدلسازی داده ها و توسعه گزارش ها و داشبوردها و به اشتراک گذاری را در سطح حرفه ای
در اختیار کاربران بدون نیاز به دانش خاص در حوزه سیستم های مدیریت بانک های اطلاعاتی و یا نرم افزار می گذارد.
این موضوع سبب شده تا روند بکارگیری آن توسط طیف وسیعی از کاربران در حوزه های مختلف با شتاب بالایی رو به رشد باشد.

Power BI دارای عملکرد (Performance) بالایی است.

Power BI برای حرفه ای های Excel بسیار مناسب است ولی Excel نیست.
افرادی که دارای مهارت در تحلیل داده ها و داشبوردسازی در محیط MS Excel هستند،
می توانند کیفیت و اثربخشی کار خود را با یادگیری و بکارگیریPower BI بطور چشمگیری افزایش دهند.
در آینده یک مطلب کامل در مورد تفاوت های  Excel و Power BI و کمکی که هر دو به هم می کنند و یکپارپگی آنها با هم به اشتراک خواهیم گذاشت.
امکان نمایش و تعامل با داشبوردها و گزارش های تحلیلی ساخته شده با Power BI روی تمام گوشی ها با سیستم های مختلف و تبلت ها وجود دارد.
امکان دریافت داده ها تقریباً از هر نوع منبع داده ای وجود دارد.
Power BI دارای موتور قوی پرس و جو با زبان محاوره ای (Natural Language Query Engine) است که برای مدیران بسیار جذاب و کاربردی است.
در مطالب آینده، حتما این امکان بیشتر بررسی خواهد شد.
Power BI به نسبت سایر ابزارهای رقیب ارزان تر است. به عبارت بهتر، Power BI ابزار ارزانی است.
در مطالب بعدی به سایر ویژگی ها از جمله ویژگی های فنی اشاره خواهد شد.

موضوع : هوشمند سازی کسب و کار چیست ؟

نویسنده: مهندس وحید زارع زاده

ویرایشگر: آرش بیاضیان

مدرس طراحی و توسعه سیستم های اطلاعات مدیریت و داشبوردها و گزارش های تحلیلی

مشاوره هوشمند سازی کسب و کار با ابزار Power BI

مشاوره، اجرا و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

کسب و کار هوشمند ( Power BI ( Business Intelligence

هوشمند سازی کسب و کار با استفاده از نرم افزار مایکروسافت Power BI

Microsoft Power BI مجموعه ای از خدمات نرم افزاری ، برنامه ها و اتصالات برای کسب و کار است که با همکاری یکدیگر منبع داده های غیر مرتبط خود را به اطلاعات منسجم ، بصری ، همه جانبه و تعاملی تبدیل می کند.
یک سرویس تجزیه و تحلیل کسب و کار است که بینش گسترده ای را برای تصمیم گیری سریع و آگاهانه ارائه می دهد و به مدیر در بهبود تصمیم گیری و بهبود عملکرد سازمانی کمک می کند.

به طور کلی ( هوشمند سازی کسب و کار )  Power BI :

• به تجزیه و تحلیل داده ها می پردازد.
• داده ها را به تصاویری خیره کننده تبدیل می کند و آنها را با همکاران خود در هر دستگاه به اشتراک می گذارد.
• در تهیه داشبورد های سفارشی ، گزارش های تعاملی و اشتراک گذاری آنها همکاری می کند.
•  از طریق قوانین ساخته شده و امنیت، مقیاسی در سراسر سازمان ایجاد می ‌کند.

علت ایجاد نرم افزار Power BI

در سازمان بخش های مختلفی وجود دارد بنابراین داده ها به صورت جزیره ای در سراسر سازمان پراکنده می باشد.
برای یکپارچه کردن این داده های پراکنده از نرم افزار POWER BI استفاده کردند تا بتوانند این داده های جزیزه ای را از یک منبع مدیریت کنند و عملکرد بهتری داشته باشند.
بنابراین افرادی که دغدغه ی مدیریت عملکرد در سازمان خود را  داشتند ، این نرم افزار را به وجود آوردند.
در   POWER BI زیرساخت سازمانی بسیار مهم است بدین معنی که پایگاه داده ها ، اطلاعات و منابع داده ها از کجا ریشه می گیرد.
نحوه ی ایجاد زیر ساخت سازمانی از بلوغ سازمانی نشات می گیرد.
از طریق نحوه ی ذخیره سازی داده ها می توان به بلوغ سازمان دست پیدا کرد.
سازمانی که در سطح پایینی از بلوغ سازمانی قرار دارد، داده ها را در فایل های مختلفی که اصلا به هم شبیه نیستند ذخیره سازی می کند.
اگر سطح بلوغ سازمانی کمی بالاتر شود داده ها را در فایل های مشابه به هم ذخیره سازی می کند اما باز هم می توان این بهم ریختگی را در نحوه ی گزارش گیری سازمان دید.
اما اگر سازمان  در سطح بالایی از بلوغ  قرار داشته باشد  سیلوهای اطلاعاتی از بین می رود ،
ساختار همه واحد ها باهم یکپارچه می شود و در اینگونه سازمان ها به راحتی می توان داشبورد ساخت و گزارش تحلیلی تهیه کرد.
POWER BI در سازمان هایی که در سطح بالایی از بلوغ سازمانی قرار دارند ، عملکرد بسیار بالایی دارد و سریع تر اجرائی می شود.
مدیران ارشد سازمانی ، واحدهای عملیاتی ( پروژه ) ، مدیران فروش و مدیران مالی بیشترین خواهان اجراء نرم افزار POWER BI در سازمان خود هستند.

چهار قدم اصلی چرخه حیات توسعه POWER BI

1.  Data Discovery : برای استخراج داده به منابع مختلف وصل می شود و این داده ها را وارد Power BI Desktop می کند.
2.  Data Transformation :  داده ها را اصلاح، تمیز کاری و یکپارچه می کند.
3.  Visualization : بعد از اینکه داده ها یکپارچه شد، ابتدا Data modeling و سپس Data Visualization انجام میدهیم.
4.  Distribution of Report : حال که داشبورد ها آماده و گزارش ها تهیه شد ، باید آن را درون سازمان publish کرد.

از POWER BI برای تهیه دو نوع گزارش استفاده می شود :

1. داشبورد : در یک صفحه مشکل موجود در سازمان را به صورت آلارم به مدیر نشان می دهد و هیچ گونه تحلیلی در رابطه با مشکلی که سازمان با آن مواجه شده است ندارد.

نکته مهم در تهیه داشبورد این است که نمیتوان بیشتر از 6 نمودار در آن به کار برد.

2. گزارش تحلیلی : به تجزیه ، تحلیل و بررسی مشکلاتی که در هنگام تهیه داشبورد به صورت آلارم نشان داده شد ، می پردازد و در اصل سعی می کند که به مدیر مشکل موجود در سازمان را بفهماند و آن مشکل را تحلیل کند.

برای تهیه گزارش تحلیلی باید به نکات زیر توجه کرد :

1 Purpose : دارای هدف مشخص و درستی باشد.

2. Visual: هنگام تهیه Report ، visual های درست انتخاب شود.
3. layout: هنگام تغییر در جانمایی ستون ها و اعداد توجه شود که در نتایج نهایی تغییری ایجاد نشود.
4. Consistency: به یکپارچه بودن کار توجه ویژه دارد. به عنوان مثال گزارش تحلیلی باید بر اساس Right calculation و Appropriate colors تهیه شود.

مشاوره، اجرا و آموزش خصوصی مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان

نویسنده و راهنما: آرش بیاضیان سرکندی

نگارنده: فاطمه خلیق ( محقق و توسعه دهنده )

موضوع: تعریف هوشمند سازی کسب و کار یا Power BI به زبان ساده