منشور پروژه یا Project Charter

موسسه آموزش مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه فراهمراهان

دانلود نرم افزار های کمکی کنترل و مدیریت پروژه

فرآیند تهیه منشور پروژه

منشور پروژه یا project charter

منشور پروژه چیست ؟

منشور پروژه سندی است که توسط آغاز کننده یا حامی پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را اعلام می کند
و منشور پروژه به مدیر پروژه اختیاراتی مانند استفاده از منابع سازمان را امکان پذیر میسازد.
منشور پروژه شامل اطلاعات زیر است:

1. اهداف پروژه و دلیل پیدایش پروژه در سازمان
2. معیار‌های موفقیت پروژه از دیدگاه کارفرما و سازمان
3. نیازمندی های سطح بالای پروژه
4. شرح محدودیت های ایجاد شده از طرف سازمان برای پروژه
5. اقلام قابل تحویل کلیدی پروژه
6. ریسک های کلی پروژه
7. جدول و لیست مایلستون های پروژه
8. منابع از پیش تعیین شده توسط سازمان
9. لیست ذینفعان کلیدی پروژه
10. انتظارات ذینفعان از پروژه
11. معیارهای خروجی پروژه
12. مشخص کردن مدیر پروژه ، مسئولیت ها و سطوح اختیارات
13. اسم و اختیارات حامی و دیگر افراد صاحب اختیار در پروژه

ورودی‌های ( Inputs ) مورد نیاز برای تهیه منشور پروژه

1) اسناد کسب و کار ( Business document )  مربوط به پروژه که شامل:
1-1 طرح کسب و کار ( Business case  ) : بیشتر سازمان ها برای سرمایه گذاری در پروژه ،طرح کسب و کار قوی می‌خواهند
که دلایل به وجود آمدن آن عبارت است از :

1. تغییر تقاضا در بازار ( Market demand )
2. نیاز های جدید سازمان برای گسترش کسب و کار ( Organizational need )
3. تغییر نیاز های مشتری ( Customer request )
4. توسعه تکنولوژی ( Technological advance )
5. الزامات قانونی ( Legal requirement )
6. اثرات زیست محیطی ( Ecological impact )
7. نیاز های اجتماعی ( Social need )

1-2 برنامه مدیریت منافع  (  Benefit management plan ) :
سند برنامه ریزی مدیریت منافع سازمان است که چگونگی مدیریت منافع سازمان را مشخص می‌کند و تعیین می کند چگونه می‌توان منافع را مدیریت کرد و روند افزایش منافع را بهینه کرد.
2) توافق ‌نامه ها و قرارداد ها (  Agreement )
3) عوامل محیطی سازمانی ( Enterprise Environmental Factors ) :
عوامل محیطی و سازمانی که خارج از کنترل مدیر پروژه است و مدیر پروژه قدرت تغییر و یا حذف آن را ندارد و بر پروژه اثرات مثبت و یا منفی می‌گذارد.
همچنین عوامل محیطی سازمانی به عنوان محدودیت در پروژه شناخته می شود.
4) دارایی های فرآیندی سازمان ( Organizational Process Assets ) شامل:
روند ها ، فرآیند ها ، سیاست های استاندار سازمان ، روش ‌های گزارش‌ دهی و نظارت ، قالب‌ ها و درس آموخته ‌ها ، تجربیات و اطلاعات گذشته سازمان در حوزه های مختلف پروژه ای می‌باشد.

ابزارها و تکنیک‌ها ( Tools & Techniques )

1. قضاوت کارشناسانه ( Expert judgment )
2. جمع‌ آوری اطلاعات ( Data gathering )
3. طوفان مغزی ( Brain storming )
4. گروه کانونی ( گفتگوی گروهی متمرکز ) ( Focus groups )
5. مصاحبه ( interviews )
6. مهارت‌های گروهی و فرد ( Interpersonal and team skills ) شامل:

مدیریت تعارض ( Conflict management )
تسهیلات ( Facilitation )
مدیریت جلسات ( Meeting management )

7. جلسات ( Meeting )

خروجی ( outputs )

1. منشور پروژه (  project charter )
2. لیست مفروضات ( Assumption log ) : مواردی که فرض می‌کنیم درست هستند.

مفروضات به عنوان اولین گزینه های لیست ریسک بررسی ضریب اثر میشوند و برنامه پاسخ به ریسک ، برای آنها نوشته می شود.
نکات مهم :

1. اگر منشور پروژه به نحوی نوشته شود که نیاز به تغییر داشته باشد باید به طرح کسب و کار شک کرد و مجددا طرح توجیهی ( Feasibility study ) را بررسی کرد که آیا این پروژه توجیه دارد یا نه.
2. اگر پروژه ای منشور پروژه نداشته باشد آن پروژه وجودیت ندارد و مدیر پروژه ای برای آن در نظر گرفته نشده است.
3. منشور پروژه توسط حامی پروژه یا مدیر ارشد تهیه می شود و بهتر است که درخواست تایید توسط مدیر پروژه اخذ شود.
4. تمامی موارد در منشور پروژه اطلاعات و خواسته های حامی پروژه و سازمان است.
5. بهتر است مدیر پروژه قبل از تهیه منشور پروژه انتخاب شود، چرا که می تواند در نگارش منشور پروژه سهیم باشد.
6. بهترین زمان برای انتخاب مدیر پروژه ، هنگام انجام طرح توجیهی است.

موضوع: تهیه منشور پروژه با استفاده از استاندارد PMBOK

نویسندگان: حدیث باجلان ، فاطمه خلیق

استاد راهنما: آرش بیاضیان سرکندی

تیم تحقیق و توسعه دانش مدیریت پروژه بر اساس استاندارد PMBOK

موسسه مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه فراهمراهان